Die tägliche Aufgabenflut im Griff – klare Prioritäten setzen

Foto von Nataliya Vaitkevich von Pexels

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Wer sich auf das wichtigste konzentrieren, hat weniger Stress und mehr Erfolg.

Jeden Tag erwartet uns eine Fülle an Aufgaben. Aufgaben, die wir uns selber gestellt haben und Aufgaben die von anderen an uns gestellt werden. Schnell droht die Gefahr, sich zu verzetteln, die über sich zu verlieren und immer schneller und hektischer zu arbeiten. Letzt endlich lag dann doch wieder vieles liegen.

Um gar nicht erst wieder in dieses Hamsterrad hinein zu geraten, sollte man ein paar Tipps berücksichtigen.

Als erstes einen Tagesplan machen

In den letzten 10 Minuten des Arbeitstages, ist man meistens nicht mehr so konzentriert und produktiv wie am Morgen des Tages. Deshalb erstellen Sie eine Liste mit den Aufgaben, die sie erledigen müssen. Auf diesen Tagesplan kommen aber nicht nur berufliche Aufgaben, sondern auch private Gaben und Termine. So bleibt die Balance im Leben im Gleichgewicht.

Aufgaben einteilen

Kennzeichnen Sie diese Aufgaben, die sie am nächsten Tag unbedingt erledigen müssen. Vielleicht vergeben Sie eine eins oder ein A oder sie nutzen eine Farbe dafür. Passt mit einer zwei, einem Bier oder eine andere Farbe kennzeichnen Sie Aktivitäten und Termine, die sie zwar selber machen müssen, aber die noch Zeit haben.

Die Zeit im Blick behalten

Schätzen Sie im Voraus, wie viel Zeit für eine Aufgabe benötiget wird.

Packen Sie also nicht zu viele Aufgaben in den Tagesplan. Planen Sie ausreichend Zeit ein und geben Sie noch einen Puffer drauf, denn meistens dauert es doch länger, als gedacht. Lieber mehr Zeit als zu wenig einplanen. Besser ist es früher fertig zu sein, statt unter Zeitdruck zu geraten.

Planen Sie Pufferzeiten ein

Schnell dauert ein Meeting länger als gedacht. Eine Aufgabe beansprucht noch mehr Zeit und schon gerät der Zeitplan durcheinander. Planen Sie also nur 50 % des Tages, um ausreichend Luft für das Tagesgeschäft, unerwartetes ohne einen netten Plausch zu haben. Spielen Sie auch mit dem Zeit Programm für verschiedene Tätigkeiten. Verkürzen Sie auch mal bewusst Zeit, um dem eigenen Perfektionismus einen armen zu bieten oder sich nicht zu verzetteln.

Die dicksten Kröten am Morgen

Wer den Arbeitstag nicht mit dem Lesen von E-Mails beginnt, sondern die größte Aufgabe an den Start des Tages nicht, kann diese von der To-do Liste streichen und den restlichen Tag entspannter angehen. Dann sieht der Tag gleich viel freundlicher aus und wir schieben die Kröte nicht weiter vor uns her.

Wer sich erst warm arbeiten muss, um morgen so richtig in Schwung zu kommen, könnte zum Beispiel mit einer Aufgabe beginnen, die einem besonders gut liegt und leicht von der Hand geht. Das verschafft einem schon zu Beginn des Tages ein Erfolgserlebnis, dass für den weiteren Tag beflügelt. Den einen beflügelt es, eine wichtige oder schwierige Aufgabe erledigt zu haben, den anderen etwas angenehmes am Morgen zu erledigen. Beide Methoden bieten die Chance, gleich in der Früh schon Aufgaben erledigt zu haben.

Systematisch vorgehen

Immer nur eine Sache auf einmal. Die Konzentration auf nur eine Sache, macht uns schneller und nicht das vielbeschworene Multitasking. Hier ein bisschen und da ein bisschen bringt nichts, außer Stress. Erledigen Sie besser konsequent eine Sache nach der anderen. Leiten Sie vorhaben, die einen langen Atem brauchen, konkret ein. Unterteilen Sie große Aufgaben in kleine Schritte und erledigen Sie diese stückweise. Versuchen Sie nicht, alles auf einmal oder von Anfang bis Ende zu erledigen. Verteilen Sie diese einzelnen Stücke ihre Aufgaben auf die gesamte Woche. Und wechseln Sie unangenehme und andere angenehme Arbeiten ab. Arbeiten Sie eine Aufgabe der Hauptkategorie ab und priorisieren Sie dann neu.  So ist garantiert, dass sie die wichtigsten Schritte gegangen sind, auch wenn sie vielleicht nicht alles von der To-do Liste geschafft haben.

Den Tag abschließen

Erstellen Sie ihren Tagesplan kurz vor Feierabend, halten Sie sich vor Augen, was sie alles geschafft haben an diesem Tag. Anschließend bringen Sie ihren Schreibtisch in Ordnung. Liegen sie jedes Ding an den dafür vorgesehenen Platz. So starten Sie strukturiert in den Feierabend und beginnen den Arbeitstag am nächsten Morgen an einem aufgeräumten und vorbereiteten Arbeitsplatz.

Ein Tipp: Schreiben Sie im Voraus, wann der passende Moment ist, für eine bestimmte Tätigkeit und planen Sie diese fast ein. Versuchen Sie auch im Privatleben sich an die obigen Tipps zu halten.

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