Timeboxing – Stress und ständigen Zeitdruck vermeiden

Eltern zu sein, ist der schönste Job der Welt, aber auch einer der härtesten. Familien stehen täglich vor einem ganzen Berg an Terminen, To-dos, Aufgaben und Pflichten. Ohne eine gute Struktur ist die Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben nicht wirklich möglich. Schnell sind Überblick und das Gefühl, den Tag im Griff zu haben weg. Der Kopf ist voll mit alldem, was gedacht werden muss, was nicht vergessen werden darf, was auch noch zu tun ist und der Mental Load lässt einen nachts nicht schlafen.

 

 

 

 

Eine kluge Planung muss her

Normalerweise diktieren Termine, Meetings, dringende Anforderungen und der gleichen den Tag. Doch dann stimmen andere über meine Zeit. Viel entspannter und vor allen Ding selbstbestimmter, ist es, den Tag selber zu planen. Das beginnt bei mir mit einem kleinen Ritual schon am Freitag der Woche zuvor. Dann setze ich mich hin und schaue mir die kommende Woche an.

Den Alltag im Griff mit Timeboxing

Wir hetzen von Termin zu Termin, und irgendwie scheint nie Zeit zu sein. Keine Zeit für die Dinge, die längst erledigt sein sollten. Am Ende des Arbeitstages gibt es immer noch viel zu viel offene To-dos. Das Tagesgeschäft bestimmt den Tag. Keine Zeit zum durchschnaufen und keine Zeit für sich selber. In diesen Fällen kann TimeBoxing helfen. Ursprünglich kommt time Boxing aus der agilen Projektplanung, es lässt sich aber ebenfalls für die eigene Wochen- oder Tagesplanung nutzen.

So funktioniert Timeboxing

  1. Wie sieht die kommende Woche aus? Welche fixen Termine gibt es? An welchem Tag und um welche Uhrzeit sind, welche Meetings angesetzt? Was steht am Nachmittag an? Wie lange dauern diese Termine? Das ist der erste Schritt beim Thai Boxing: sich den kommenden Tag oder die kommende Woche genau anzusehen und zu prüfen, wie viel Zeit jeweils zur Verfügung steht.

 

  1. Pufferzeiten einplanen. Ein Meeting ist selten in der angesetzten Zeit zu Ende. Eine neue Aufgabe muss vielleicht sofort besprochen werden Telefonate oder Mails oder Chats reißen uns aus dem heraus, was wir eigentlich machen wollten. Manches liegt nicht in unserer Macht, doch wir können Pufferzeiten einbauen und uns zu den Stress reduzieren. Jeden Termin verlängern vor und nach dem Termin. dann bringt mich die nächste rote Ampel nicht aus der Fassung und auch nicht der Kollege, der wieder einmal kein Ende findet.

 

  1. Deadlines setzen. Schätzen Sie jede Aufgabe, jeden Termin und der gleichen realistisch ein. Zum einen planen wir gerne zu wenig Zeit ein und zum anderen setzt eine feste zeitliche Grenze auch für den eigenen Perfektionismus einen klaren Rahmen sie sich innerhalb des festgesetzten Zeitrahmensfertig zu werden. Manchmal offene Termine oder Aufgaben zeitlich aus, obwohl dies gar nicht notwendig wäre, Irland helfen, ins Handeln zu kommen und auch ein Ende zu finden. Nutzen Sie das gut genug Prinzip.

 

  1. Time Slots festlegen. Schauen Sie sich den kommenden Tag oder die nächste Woche genau an. Wann werden Sie die definierten Aufgaben angehen? Finden Sie konkrete Zeiten dafür und blocken Sie diese. Feste Zeiten zu definieren, hilft dabei, sich von Beginn an darauf zu konzentrieren, sich nicht ablenken zu lassen Oder vielleicht sogar das falsche zu tun. Bei größeren Aufgaben oder Projekten ist es außerdem vorteilhaft, Teil Ziele zu definieren und diese auch konkret zu formulieren und einzuplanen in den Terminkalender.

Vorteile des Timeboxings

– Durch diese Selbstorganisationsmethode arbeitet man konzentrierter, effizienter und produktiver, da man sich auf eine Aufgabe fokussiert und Zeitfresser vermieden werden.

– Störungen, Unterbrechungen, Ablenkungen oder Dinge auf zu schieben kommt damit nicht in Frage.

– Einen Termin durch eine Puffer Zeit vorher und nachher zu ergänzen, hilft dabei, sich vorzubereiten für den Termin, pünktlich zu sein und am Ende nicht auf heißen Kohlen zu sitzen, weil der nächste Termin nahtlos folgt. Stattdessen bleibt auch noch Zeit, sich ein paar Notizen zu machen oder die gewonnene Zeit für eine Pause zu nutzen.

– Diese Form der Selbstorganisation verhindert Multitasking, denn dieses ist sehr kräftezehrend und führt zu mehr Fehlern.

Vorteile für den Familienalltag.

Ich habe festgestellt, dass diese Art der Wochenplanung wesentlich strukturierter ist und weniger überfordert. Sich einen Überblick zu verschaffen über Termine, To-dos und alles was ansteht, macht voll gepackte Tage auch greifbarer. Statt von einem Termin zum nächsten zu hetzen, bewusst etwas Pufferzeit einpzulanen macht vieles leichter. Ohne eine gute Struktur verlieren wir auch leicht den Überblick und leben in dem ständigen Gefühl, etwas wichtiges zu vergessen und Beruf und Familie nicht im Griff zu haben. Es ein guter und realistischer Tagesplan sowie Routinen die das leben leichter machen helfen, Beruf und Familie unter einen Hut zu bekommen.

Das sollten sie beim Erstellen ihres Tagesplans unbedingt beachten:

  1. Den Tag nicht zu voll packen. Dann schaffen wir meistens doch nicht alles, weil allein die Straßen schon verstopft sind. Und am Ende sind wir erschöpft und unzufrieden, wenn wir nicht einmal die Hälfte geschafft haben.

 

  1. Pausen mit einplanen. Gerade wer nur 6 Stunden im Job zur Verfügung hat, vergisst häufig Pausen zu machen. Niemand kann unter Hochdruck und ohne einmal durch zu atmet den ganzen Tag produktiv sein. Auf Dauer gesund bleiben möchte, sollte dies auch gar nicht. Je nachdem wie viel gerade ansteht, passen mal auch größere Pausen in den Tag. An anderen Tagen viele kleine. Den Körper reichen manchmal schon 5 Minuten, in denen ich vom Schreibtisch aufstehe, mich Recke und Strecke, ein großes Glas Wasser oder Tee trinke. Bevor die Kinder nach Hause kommen, sollte es mindestens eine viertel Stunde für sich selber sein, den Kopf vom Job Alltag, leeren und Aufnahme bereit sein, für das, was im Familien Alltag dann kommt.

 

  1. Mit Routinen den Alltag leichter machen. Jeden Tag aufs Neue zu überlegen welche To-dos auf der Liste stehen viel Energie und Zeit. Gerade privat fallen aber auch viele regelmäßig wiederkehrende Aufgaben an. Es hilft also eine Wochen Struktur zu erstellen. Zum einen weiß ich selber, was zum Beispiel im Haushalt anfällt und auch Familien Mitgliedern helfen wiederkehrende Strukturen. So kann man zum Beispiel statt anstrengender Essensplanungen jeden Tag der Woche unter ein eigenes Motto stellen. Dann ist Montag der italienische Tag, an dem es Nudeln oder Pizza gibt, Freitag ist der Fischtag wo alles rund ums Meer auf den Tisch kommt, und so weiter. Auch hier ist es wichtig, realistisch zu planen. Wie viel Zeit bleibt an diesem Tag für den Haushalt? In diesem Zeitraum werden dann die Aufgaben erledigt, die dort auch passen. Eine andere Möglichkeit ist eine Grundordnung. Dann reichen auch 20 Minuten, um das nötigste zu schaffen: Aufräumen, Wäsche in die Waschmaschine oder herausnehmen, kurz durchsaugen etc. Zu einer Routine kann auch gehören, sich jeden Tag ein Zimmer vorzunehmen. Eine Grundordnung und eine Wochenstruktur beugen großem zeitlichen Aufwand und dem größten Chaos vor und bieten das beruhigende Gefühl, alles im Griff zu haben.

Beginnen Sie mit der Umsetzung – wie wär’s mit gleich heute?!

Zum Weiterlesen:

Raus aus dem täglichen Hamsterrad und dem Mental Load – Aufgaben in der Familie gerechter verteilen 

Mental Load – Wie gerechte Arbeitsteilung in der Familie gelingen kann

Gefangen im Hamsterrad, morgens mit einem Lächeln in den Tag starten

Soulution Coaching Silke Mekat Unternehmensberatung für familienbewusste Personalpolitik Silke Mekat Coaching

Ich bin Silke Mekat.

Nach 30 Jahren im Beruf und als slebständige Trainerin und Coach seit 2010 weiß ich¸ dass viele der herkömmlichen Methoden heutzutage bei den meisten Menschen nicht mehr funktionieren und richte die Trainingsinhalte an den praxisbezogenen Bedürfnissen der Trainingsteilnehmer*innen aus.

Neben praktischen Informationen bieten Workshops und Seminare einen Rahmen, die eigene Lebenssituation auszuloten, Stolpersteine zu enttarnen, Ideen für Lösungswege zu entwickeln und von den Erfahrungen anderer zu profitieren.

Kurzvorträge, Gruppen-, Einzelübungen und Diskussionen wechseln sich ab.

Wir arbeiten lösungs- und ressourcenorientiert. Für mich besteht ein Seminar aus einer offenen, praxisbezogenen Trainingsatmosphäre.

Seit 2014 bin ich Trainerin der Haufe Akademie

 

Vereinbarkeit von Beruf und Familie ist mein Kernthema.

Was für mich spricht

Neben praktischen Informationen bieten meine Workshops und Seminare einen Rahmen, die eigene Lebenssituation auszuloten, Stolpersteine zu enttarnen, Ideen für Lösungswege zu entwickeln und von den Erfahrungen anderer zu profitieren.

Kurzvorträge, Gruppen-, Einzelübungen und Diskussionen wechseln sich ab. Wir arbeiten lösungs- und ressourcenorientiert. Für mich besteht ein Seminar aus einer offenen, praxisbezogenen Trainingsatmosphäre.

Trainings dürfen auch Spaß machen, so entsteht eine sichere und angstfreie Trainingssituation, in der jeder Teilnehmer sich ausprobieren und wachsen darf.

Der Seminaraufbau hat immer einen starken Bezug zum Alltag der Teilnehmer und folgt einem roten Faden. Dadurch werden die Teilnehmer zur Mitarbeiter angeregt, können offen an ihre Fragestellungen herangehen und bekommen Lust auf mehr.

Ich bin humorvoll, klar, offen und direkt. Der Alltag berufstätiger Frauen und Mütter ist meine Lebenswirklichkeit und ich spreche mit den Teilnehmerinnen auf Augenhöhe. So sorge ich für neben der Wissensvermittlung für ein gelungenes Seminar.

Erfahren Sie hier mehr

Soulution Coaching Silke Mekat TRainerin, Beraterin, Coach, Vereinbarkeit von Beruf und Familie, Kind, Karriere, Stress, Resilienz, Achtsamkeit

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Foto Silke Mekat

Foto pexels-ketut-subiyanto-4474042-scaled.jpg

2 Gedanken zu „Timeboxing – Stress und ständigen Zeitdruck vermeiden“

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert