Wenn Sie konzentriert arbeiten wollen oder müssen, sollte das Smartphone lieber stumm bleiben.
In den letzten Jahren ist das Handy in alle Lebensbereiche vorgedrungen und bestimmt auch unseren Arbeitsalltag mit. Schnell verschwimmen die Grenzen zwischen Beruf und Privatleben. Zu Hause auf der Couch sind wir für Chef, Kollegen und Kunden erreichbar und genauso greifen wir im Job öfter mal zum Handy, um private Nachrichten zu lesen und zu schreiben.
Besser störungsfrei arbeiten
Hektik und ständige Unterbrechungen zerreißen die Zeit im lauter unbrauchbare Stückchen. Die permanenten Unterbrechungen durch Smartphone und Co. verkürzen die Länge unserer Arbeitszeiteinheiten, in denen wir produktiv hätten arbeiten können. Rund zweieinhalb Stunden verbringen Menschen im Durchschnitt pro Tag an ihren Smartphones. Während der Pandemie sicherlich mehr. Die meiste Zeit sind wir jedoch nicht für die Arbeit unterwegs, sondern bei Facebook, Instagram und anderen sozialen Medien. Auch Push Nachrichten mit News Updates reißen uns aus der Konzentration heraus.
Deshalb ist es besser feste Handy Zeiten für den Büroalltag festzulegen. Genauso wie feste E-Mail Zeiten. Nur zu bestimmten Zeiten macht es Sinn private und berufliche Mails und Nachrichten auf dem Smartphone zu checken. So bieten sich beispielsweise Blöcke am Vormittag, nach der Mittagszeit und am Nachmittag an. Antworten sollte man nur dann sofort, wenn es wirklich notwendig ist, ansonsten auf einen späteren Zeitpunkt verschieben, um konzentriert arbeiten zu können. Wenn es wirklich wicht ist, hätte derjenige aber sicherlich angerufen und keine Mail oder Nachricht geschrieben. Um konzentriert arbeiten zu können, sollte man grundsätzlich alle Benachrichtigungen abschalten. Um gar nicht erst in Versuchung zu geraten das Handy am besten mit dem Display nach unten auf den Tisch legen oder noch besser in der Tasche lassen. Allein die Anwesenheit des Telefons auf dem Schreibtisch, kostet uns ein Teil unserer Aufmerksamkeit.
Erreichbarkeit
Kollegen und Geschäftskunden kann man bitten, vorrangig auf der beruflichen Festnetz Nummer anzurufen oder eine E-Mail zu schreiben. Dann läuft man weniger Gefahr im Handy noch schnell bei Facebook und Co. vorbei zu schauen. Freunde und Familie kann man bitten sich an klare Absprachen zu halten und sich zum Beispiel nur in Notfällen während der Arbeitszeit zu melden. Das gleiche gilt aber auch für einen selber: also bitte nicht zu viele Nachrichten per Smartphone verschicken. Themen sammeln und gebündelt am Telefon besprechen, statt jedes Mal einzeln anzurufen und so weiter.
Eine E-Mail Sprechstunde kann helfen
Das beantworten der täglichen E-Mails und auch das Schreiben von Nachrichten kam im Job täglich viel Zeit fressen. Doch wie geht man am besten damit um?
Am besten konzentriert man die Bearbeitung der E-Mails auf 2-3 Zeitfenster pro Tag. Damit auch die anderen Bescheid wissen richtet man am besten eine automatische Antwort im E-Mail Konto oder in der Signatur ein. Alle die mit einem in Kontakt treten möchten, sind so gleich informiert.
Eine Formulierung könnte zum Beispiel so lauten: „ich bearbeite meine E-Mails wochentags zwischen 8:30 Uhr und 9:30 Uhr, zwischen 13 und 14:00 Uhr sowie zwischen 16 und 17 Uhr.“
Eine solche E-Mail Sprechstunde soll dazu führen, mehr Freiräume und vor allem längere Phasen konzentrierten Arbeiten zu schaffen. Am Abend fällt auch der Abschluss des Arbeitstages leichter und gleichzeitig stellt man sicher, für die Anliegen von Mitarbeitern, Kollegen oder Kunden erreichbar zu sein, statt ständig bei der Arbeit unterbrochen zu werden
Privates in der Freizeit
Die Arbeitszeit ist bezahlte Zeit des Arbeitgebers für die Aufgaben im Job. Deshalb sollte man privates in die Freizeit verlegen. Auch wenn der Arbeitgeber großzügig mit privater Handy und Internet Nutzung umgeht, darf man die Arbeit nicht vernachlässigen. Wer gegen ein Verbot im Job verstößt oder ständig am Handy hängt, kann vom Arbeitgeber abgemahnt werden oder das Gehalt wird um die Zeiten, in denen privates erledigt wurde gekürzt. Bei wiederholter Zuwiderhandlung kann sogar eine Abmahnung drohen. Deshalb besser das Handy in der Tasche lassen und so konzentriert und schneller die Aufgaben erledigen, dann bleibt auch mehr Zeit für privates.
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