Für viele gilt eine To-do Listen als ein Heilmittel und auch in vielen Zeitmanagement Büchern tauchen sie immer wieder auf. Doch brauchen wir sie wirklich und wenn ja welche? 41 % der Dinge, die wir auf einer To Do Liste festhalten, bleiben für immer unerledigt, dass fand eine Studie von Idonethis heraus. Doch wie notiert man sich seine Aufgaben sinnvoll?
Große Aufgaben in mehrere kleine zerlegen
Gerade bei Projekten oder großen Aufgaben, weiß man manchmal nicht wo man anfangen soll oder wie sich diese in den Tagesablauf einbauen lässt. Deshalb zerlegen Sie große Projekte oder Aufgaben am besten in einzelne Schritte. So fällt es viel leichter, mit der Arbeit zu beginnen. Statt den großen Berg immer vor sich her zu schieben und am Ende ist der Arbeitstag dann doch wieder rum und man hat nichts davon geschafft, kann man sich eine kleine Aufgaben nehmen und abarbeiten. Dann lassen sich auch große Aufgaben trotz eines Tages voller Meetings erledigen. Am besten schreibt man dann auch noch auf, bis wohin man gekommen ist und mit was es weitergeht. Das spart die Einarbeitungszeit beim nächsten Mal.
Den Kopf leeren
Gerade abends ist der Kopf häufig so voll, dass die Gedanken Karussell fahren und wir gar nicht zur Ruhe kommen. Ein Versuch der Baylor Universität in Texas zeigt, dass Leute, die vor dem zu Bett gehen eine To Do Liste schreiben, besser schlafen. Deshalb aufschreiben was sich im Kopf gerade bewegt und am nächsten Tag dann nach Wichtigkeit sortieren. So schläft man besser.
Prioritäten setzen
Fragen Sie sich: wofür reicht heute meine Energie und worauf habe ich gerade Lust? Das motiviert und hilft Energie zu sparen, indem man sich nicht zu unliebsamen Aufgaben zwingt, für die man gerade gar keine Energie hat. Häkchen zu setzen, wenn etwas erledig ist motiviert zusätzlich. Eine weitere Möglichkeit Prioritäten zu setzen ist, sich zu überlegen, woran jemand anderes weiter arbeiten muss. Dies sollte man zuerst erledigen.
Keep it simple
Manchen überfordern To-do Listen, andere verzetteln sich beim Aufschreiben. Überlegen Sie daher, welche Aufgaben zu welchem Kontext gehören. Schreiben Sie also zum Beispiel alle Telefonate auf eine Liste und arbeiten Sie diese dann gebündelt ab.
Druck rausnehmen
Viele sagen: „was soll ich denn eine Liste aufstellen, das Tagesgeschäft erlaubt gar keine Planung“. Irgendwann muss man aber zu den eigentlichen Aufgaben des Jobs kommen. Vielleicht hilft es, sich davon zu verabschieden für jeden immer erreichbar zu sein und alles zeitnah zu erledigen.
Den Kalender nutzen
Geben Sie ihren Aufgaben Termine. Wer einen Termin im Kalender stehen hat, bekommt eine Erinnerung und handelt auch eher danach. Auch nein zu sagen wird leichter, wenn im Kalender die Aufgabe als Termin steht. Schreiben Sie auch ihren privaten To-dos und Pausentermine in den Kalender. Und planen Sie besser etwas mehr Zeit ein, dann setzen Sie sich nicht unnötig unter Stress.
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