Konzentriert und effektiv arbeiten – so bleiben Sie voll bei der Sache

Ständig klingelt das Telefon, eine E-Mail nach der anderen ploppt auf und eine Unterbrechung reiht sich an die nächste. Ablenkungen lauern überall im Büro und auch im Home-Office. So ist konzentriertes Arbeiten nicht leicht. Für manche Aufgaben braucht man jedoch Ruhe.

Grundsätzlich gilt: Multitasking – also ständiges hin und her springen zwischen verschiedenen Aufgaben – ist nicht förderlich für die Konzentration.

Auch der ständige Blick auf das Smartphone kostet uns Konzentrationsfähigkeit. Doch es gibt Methoden, die zu einer besseren Konzentration und einer produktiveren Arbeitsweise führen.

Wichtig ist, die Ursachen zu identifizieren, was die Konzentration stört, die Arbeit unterbricht oder immer wieder ablenkt. Sind die Störfaktoren bekannt, die ein konzentriertes und effektives Arbeiten verhindern, lässt sich etwas dagegen tun.

Den Zeitdieben keine Chance geben

E-Mails

E-Mails kommen nicht gebündelt, sondern immer mal wieder in das Postfach. Jede E-Mail reißt einen jedoch aus der Konzentration heraus. Deshalb als erstes das Pop Up Fenster und den Signalton als Hinweis für neue E-Mails ausschalten. Am besten auch gleich für die Push Nachrichten auf dem Smartphone mit. Als Nächstes sollte man sich ein Zeitfenster im Kalender schaffen, in dem man die elektronische Post bearbeitet. Nicht alle E-Mails müssen sofort beantwortet werden und ständige auf das E-Mail-Postfach zu achten stört nicht nur konzentriertes Arbeiten, es kann auch ein Zeichen dafür sein, dass man Angst hat etwas zu verpassen. Wie oft man die E-Mails liest und beantwortet, bleibt einem selbst überlassen. Manche bearbeiten die Post dreimal am Tag und andere nur zweimal.

Telefon

Das dauernde Bimmeln eines Telefons kann genauso wie ständig eingehende E-Mails die Konzentration bei der Arbeit stören. Manche Jobs erfordern die ständige telefonische Erreichbarkeit, viele andere jedoch nicht. Wer ungestört arbeiten möchte, sollte den Anrufbeantworter anschalten oder sich mit dem Team absprechen und sich gegenseitig unterstützen, indem man für eine gewisse Zeitspanne das Telefon auf einen Kollegen umstellt.

Kollegen

Wer immer ein offenes Ohr für die Kollegen hat und somit seine Arbeit zu jedem Zeitpunkt für sie unterbricht, schafft am Ende wenig. Wenn man mitten in einer Arbeit steckt, darf man Fragen oder Absprachen ohne schlechtes Gewissen aufschieben. Wer gerade Konzentration braucht, kann im Einzelbüro durch eine geschlossene Tür und im Großraumbüro durch Kopfhörer deutlich machen, dass man jetzt nicht gestört werden möchte. Kopfhörer helfen auch gegen störende Geräusche und anderen Lärm im Großraumbüro oder Home-Office. Wichtig ist es, klar zu sagen, wenn es nicht passt, statt die eigenen Aufgaben immer weiter nach hinten zu verschieben. Am Ende des Tages schafft man meist viel weniger Aufgaben, als geplant waren. So entsteht zusätzlicher Stress, die unerledigten Aufgaben belasten und müssen in Mehrarbeit oder am Wochenende gemeistert werden. Gut ist es deshalb im Kollegenkreis feste Zeiten für einen Austausch zu vereinbaren und feste Zeiten, wann man konzentriert und ungestört arbeiten möchte.

Flexible Arbeitszeit

Wenn nicht zu festen Zeiten im Job erreichbar sein muss, kann seine Zeiten flexibler einteilen. Früher zu kommen oder später zu gehen kann eine gute Möglichkeit sein, in Ruhe arbeiten zu können. Welche Zeit einem selber besser liegt, ist dabei sehr unterschiedlich und hängt auch vom Biorhythmus ab. Wer jedoch sehr früh kommt oder erst sehr spät, hat eventuell auch weniger Kontakt zu den Kollegen.

Die Reihenfolge der Aufgaben bestimmen mit der ALPEN-Methode

Bei dieser vom Zeitmanagement Experten Lothar Seiwert entwickelten einfachen Methode geht es nicht um einen schnellen und effektiven Überblick über alle anstehenden Aufgaben. Hierzu nutz man die Buchstaben ALPEN für einen Überblick und die Priorisierung anstehender Aufgaben. Am besten schreibt man dazu am Vorabend alle Aufgaben, Termine und Aktivitäten (A) des nächsten Tages auf und versucht die ungefähre Länge einzuschätzen (L). Da man sich meist verschätzt, was den zeitlichen Aufwand betrifft, baut man nun Puffer (P) ein. So lässt es sich zeitlich flexibel auf unvorhergesehene Ereignisse reagieren und man erhält einen Überblick über die kommenden Aufgaben, Termine und Aktivitäten und deren zeitlichen Aufwand. Nun gilt es zu entscheiden (E) womit am nächsten Morgen als erstes begonnen werden soll. Am besten schluckt man die dickste Kröte, also die Aufgabe für die man die meiste Konzentration braucht, gleich als erstes am Morgen. Eat the frog first heisst es nicht ohne Grund im Zeitmanagement. Morgens sind wir noch konzentriert und können Dinge rasch erledigen. Im Laufe des Tages kommen leider viele neue Anfragen und Ablenkungen hinzu. Das Tagesgeschäft lässt uns dann kaum noch Zeit für die wichtigen Aufgaben des Tages.

Nicht zu vergessen: am Ende des Arbeitstages eine Bilanz ziehen und nachkontrollieren (N). Gleichzeitig kann man nun auch schon den kommenden Tag planen.

Diese Methode bietet viele Vorteile. Zum einen gehen Sie jeden Tag strukturiert an. Zeitdieben wird so nur wenig Raum geboten. Nach und nach werden Sie die benötigte Zeit immer besser einschätzen können, so die Abläufe verfeinern und besser abstimmen. Gleichzeitig bekommt der Tag Struktur. Dem Verzetteln und den Zeitdieben wird aktiv etwas entgegengesetzt. Auch Nein sagen und Grenzen setzen fallen mit dieser Methode leichter. Blocken Sie bei dieser Gelegenheit direkt Zeiten im Kalender für ungestörtes arbeiten. Am besten leiten Sie auch das Telefon um und schließen Outlook und die E-Mails. So können Sie tatsächlich ungestört wichtige Aufgaben erledigen.

Feierabend-Routine: Letztendlich fällt auch das Abschalten nach dem Arbeitstag leichter, wenn Sie die ALPEN Methode nutzen. Der kommende Tag ist vorbereitet, alle Termine und Aufgaben sind klar. Der Mental Load und der Stress werden minimiert. Zeit und Kraft zum Auftanken im Privatleben bekommen mehr Raum.

Erholt mehr leisten

Wer ausgeruht ist und eine gute Nacht hatte, wird auch einen guten Tag haben. Und umgekehrt. Es ist also wichtig, wie wir unsere Freizeit verbringen, wie wir nachts schlafen und wie viel. Ebenso wichtig ist es, regelmäßige Pausen einzulegen. Die Konzentrationsfähigkeit sinkt nach circa 70 Minuten und der Körper schaltet in den Pausenmodus. Dann lohnt es sich eine kurze Unterbrechung zu machen, in der man abschaltet. Also nicht am Smartphone spielen oder Nachrichten lesen und schreiben. Besser aufstehen und ein paar Schritte gehen, sich mit Kollegen unterhalten, einen Kaffee holen und dazu ein großes Glas Wasser.  Recken und Strecken sowie lüften. Nach rund 4 Stunden braucht der Körper eine längere Pause – am besten an der frischen Luft.

Schaffen Sie Ablenkungen und Störungen mit wenigen Maßnahmen aus der Welt und steigern Sie gleichzeitig Ihre Konzentration im Arbeitsalltag. Die Gewohnheiten überdenken, um fokussiert und produktiver zu arbeiten für mehr Jobzufriedenheit im Büro und im Homeoffice.

Fit für Beruf, Familie und Alltag

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