Bitte nicht stören – So bleiben Sie konzentriert und arbeiten stressfreier

Für viele beginnt der Tag meist so oder so ähnlich: Der Wecker klingelt, wir drücken noch ein paar Mal auf die Snooze Taste. Hetzen dann ins Bad, in die Küche und stürzen einen Kaffee herunter, während wir nebenbei Schulbrote schmieren und Taschen packen. Dann die Kinder zur Schule bringen und ins Büro fahren, dort den Arbeitstag möglichst gut meistern, später auf dem Heimweg einkaufen und den Haushalt schmeißen. Abends noch die beste Freundin treffen? Viel zu ko.

Besser ist mit Listen zu arbeiten, so verlieren Sie nichts aus den Augen und schaffen Ordnung im Kopf.

1. Machen Sie als erstes ein Brainstorming: Welche Aufgaben warten auf Erledigung? Was hat einen festen Termin? Welche Aufgaben schieben Sie schon länger vor sich her? Listen Sie alles auf, z. B.:

• Telefonate, die Sie heute führen müssen
• Angebote für potenzielle Kunden,
• Emails und Postbearbeitung,
• Meetings (nicht die Pufferzeiten vergessen),
• die wichtigsten Aufgaben des Tages und deren Priorität…

Es geht hier darum, eine Übersicht zu bekommen und damit den Kopf frei. Deshalb sollten Sie auch Ihre privaten Termine und to dos auflisten, z. B.:

• private Termine wie Arztbesuche, Schulfeste etc
• Endlich einen Vorsorgetermin ausmachen,
• den Wagen zur Inspektion bringen…

Manches erscheint uns im Kopf als schier unmöglich, doch ersteinmal aufgeschrieben, wirkt es vielleicht noch sportlich, aber durchaus machbar. Durch das Aufschreiben, verliert vieles seinen bedrohlichen Charakter.

2. Weg mit dem Kleinkram

Fassen Sie Aufgaben zu Blöcken zusammen. Also Telefonblöcke und Emailblöcke sowie Blöcke für Aufgaben, die schnell in weniger als 5 Minuten erledigt sind. Erledigen Sie diesen Kleinkram sofort. Einmal am Telefon rufen Sie nacheinander den Arzt und weitere Gesprächspartner an. Ist einer z.B. nicht erreichbar, nehmen Sie einfach den nächsten auf Ihrer Liste und verlieren so keine unnötige Vorbereitungszeit.

3. Terminvergabe

Alles, was sich nicht bündeln lässt oder mehr Zeit in Anspruch nimmt, bekommt nun einen festen Termin. Beachten Sie dabei die Priorität dieser Aufgabe und denken Sie auch an Pufferzeiten. Meist dauert alles doch etwas länger, als gedacht.

Große Aufgaben unterteilen Sie am besten in mehrere kleine und vergeben auch hier Termine, bis wann eine Teilaufgabe zu erledigen ist. Gut bei dieser Methode ist auch, dass Sie Ihren Perfektionismus so im Zaum halten, da ja ein fester Termin droht und Sie sich nicht in den Details verlieren können.

Sobald Sie Ordnung und Struktur in Ihren Tagesablauf gebracht haben, kehrt Ihre innere Ruhe zurück. So bleiben Sie fokussiert und konzentriert bei der Sache, ohne ständig gehetzt zu sein.

4. Arbeiten im „bitte nicht stören“ Modus – nutzen Sie die Technik

Nun hat auch Windows 11 einen „bitte nicht stören“ Modus, der konzentriertes Arbeiten erleichtern soll. In diesem Modus werden alle Benachrichtigung auf stumm geschaltet. Aktivieren lässt sich der Modus laut Ausgabe 23/2022 der Computerbild in der Task-Leiste durch klicken auf das Benachrichtigungssymbol kann man die Benachrichtigungseinstellungen auswählen hier kann man den „bitte nicht stören“ Modus aktivieren, in dem man den Schalter auf ein stellt.

Seminartipp:

Raus aus dem Hamsterrad: Mit cleverer Selbstorganisation weniger Stress

Hat Ihr Alltag Sie im Griff oder ist es umgekehrt?

Haben Sie das Gefühl, der Zeit ständig hinterher zu rennen?

Nie den Berg an Aufgaben, Terminen und Verpflichtungen zu schaffen? Hetzen Sie von einem Termin zum anderen?

Fühlen Sie sich manches Mal wie erschlagen von den ganzen To dos und am Abend haben Sie das Gefühl wieder einmal nichts geschafft zu haben?

Wir haben das Gefühl, der Zeit ständig hinterherzurennen. Mit geschickter Selbstorganisation lassen sich stressige Situationen entspannen und wir bekommen unseren Tag selbst in den Griff. So bleiben mehr Zeit und Energie für die Dinge, die uns wichtig sind. Lernen Sie, Ihre Ressourcen und Fähigkeiten effizienter zu nutzen sowie Selbstmanagement, Selbstführung und Selbstmotivation wirksam zu verbinden. Erfahren Sie, wie Sie Ihre Stresskompetenz stärken und Techniken zur Selbstorganisation sowie für mehr Konzentration nutzen.

Mehr erfahren -> Raus aus dem Hamsterrad: Mit cleverer Selbstorganisation weniger Stress

Ihre Trainerin:

Silke Mekat ist Mutter einer Tochter, Diplom Betriebswirtin mit mehr als 25 Jahren Berufserfahrung und slbständige Trainerin im Auftrag der Haufe Akademie. Chronischer Zeitmangel und Stress beherrschten lange auch ihren Alltag. Um Beruf und Familie zu vereinbaren für einen entspannteren Familienalltag, braucht es jeden Tag aufs Neue eine gute Selbstorganisation, heute gibt sie Seminare zu den Themen Selbstorganisation, Stressprävention und Vereinbarkeit von Beruf und Familie.