Meetings und kein Ende in Sicht

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Ein neuer Trend in vielen Unternehmen stehen statt sitzen.

Zeit ist Geld, vor allem für ein Unternehmen. Jede Minute, die ein Mitarbeiter in einem sinnlosen Meetings vergeudet, ist eine verlorene Minute Produktivität und doch scheint es, als sei der Konferenzmarathon einfach nicht tot zu kriegen. Im Gegenteil in Zukunft wird es wahrscheinlich noch mehr Meetings geben. Der Grund dafür: die Welt wird komplexer und damit werden die Entscheidungen, die Unternehmen und Behörden treffen müssen, immer vielschichtiger. Für Entscheidungen, die eine Führungskraft früher vielleicht einmal alleine treffen konnte, werden heute oft drei oder fünf Experten herangezogen. Und dann muss man sich auch noch abstimmen.

 

Doch wie soll man vor lauter Konferenzen und Meetings noch zum Arbeiten kommen?

Wir müssen uns die Frage stellen, ob Meetings in Zukunft noch wie heute im Sitzen und zu den immer gleichen Themen sein müssen. Was ist das Ziel des Treffens: das sollte immer eine Entscheidungsfindung sein und nichts anderes. Alles, wo ist nur um Informationsvermittlung geht, sollte man ersatzlos streichen. Schließlich gibt es heute genug andere Wege Mitarbeiter inhaltlich ins Boot zu holen.

Zweitens müssen wir auch über die Organisation der Meetings nachdenken. Muss es wirklich noch der klassische Konferenzraum sein, wo alle um einen Tisch sitzen oder kann man nicht vielleicht auch andere Formen finden? Zum Beispiel sich im Stehen zusammen treffen, kurz absprechen und schnell auf den Punkt kommen. Stehen statt sitzen, das ist ein Trend der in vielen Unternehmen schon angekommen ist. Und das natürlich, wie es sich gehört, mit einem schicken englischen Namen: dem Stand up. Macht man das täglich heißt es dann Daily stand up. Damit aber auch die Stehkonferenz Zeit spart, muss sie das langatmige Sitzmeeting ersetzen, nicht ergänzen.

Wie alle Meetings sollte auch die so gut organisiert sein. Es muss klare Zielvorgaben geben, ansonsten verliert man sich auf Nebenschauplätzen. Wichtig ist ein immergleiche Aufbau und ein immer gleicher Zeit. Egal ob morgens, mittags oder abends. Und es muss jemand die Führung übernehmen.

Es braucht einen Moderator, der auf die Zeit und die Themen achtet.

Der Moderator muss auf die Redeanteile achten. D.h.: besprochen und entschieden wird im Stand Up nur, was bis zum nächsten Meeting dieser Art wichtig ist. Alles andere hat dort nichts verloren, die langfristige Strategie zum Beispiel. Entsprechende Diskussionen muss der Moderator abwürgen. Auch auf die Rede Anteile der einzelnen muss geachtet werden. Im Idealfall kommt im Stand Up jeder zu Wort, und sei’s nur kurz. Wenn jeder zu Wort kommt, sollten nicht mehr als zwölf Teilnehmer dabei sein. Sonst steigen die Zwischengespräche an und das Gespräch mit dem Nachbarn ist plötzlich viel interessanter als das, was der Kollege, der gerade vorträgt auf der anderen Seite gerade sagt.

Gut moderiert und organisiert, kann die positive Wirkung eines täglichen Meetings weit über das bloße wer macht war’s heute hinausgehen. Im Idealfall alle sind solche kurzen stand ab Meeting sehr effizient, aber auch sehr persönlich. Sind die Team Mitglieder sonst alleine im Büro oder hinter dem Computer, so kann sich in dieser Runde jeder auch in der Gruppe wahrnehmen.

 

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