So entgehst du JEDER „Kannst-du-mal-eben-Falle“: Prioritäten setzen, Nein sagen und selbstbewusst kommunizieren

Wir alle kennen sie: Die „Kannst-du-mal-eben-Falle“. Du hast den Kopf voll mit deinen eigenen Aufgaben und plötzlich kommt jemand mit einer kleinen Bitte, die ja „nur kurz“ erledigt werden muss. Du sagst Ja – schließlich willst du helfen – und plötzlich schiebt sich eine fremde Aufgabe vor deine Prioritäten. Das Ende vom Lied? Deine To-Do-Liste wächst, der Tag wird hektischer und du fühlst dich gestresst.

Doch damit ist jetzt Schluss! Hier erfährst du, wie du mit ein paar klaren Strategien dieser Falle entkommen kannst, ohne dich schlecht zu fühlen.

1. Prioritäten setzen: Wisse, was für dich wichtig ist

Bevor du eine zusätzliche Aufgabe annimmst, sei dir im Klaren darüber, was auf deiner eigenen To-Do-Liste steht. Was sind deine Prioritäten für den Tag oder die Woche? Wenn du deine eigenen Aufgaben gut im Blick hast, fällt es dir leichter, fremde Anfragen zu bewerten und ggf. abzulehnen.

Tipp: Notiere dir jeden Morgen die drei wichtigsten Dinge, die du heute erledigen möchtest. Wenn du weißt, was für dich Priorität hat, wirst du weniger anfällig dafür sein, dich von spontanen Anfragen ablenken zu lassen.

2. „Kannst du mal eben…?“ – Die richtige Antwort parat haben

Statt sofort „Ja“ zu sagen, nutze eine kurze Denkpause. Atme tief durch und frage dich: Passt diese Anfrage gerade in deinen Plan? Wenn nicht, kannst du das auch freundlich und bestimmt kommunizieren. Hier sind ein paar Beispiele, wie du das machen kannst:

  • „Im Moment habe ich leider keine Kapazität, da ich an [Aufgabe X] arbeite.“
  • „Ich kann dir gerne helfen, aber erst ab [Zeitpunkt Y]. Geht das für dich?“
  • „Ich möchte diese Aufgabe sorgfältig erledigen, deshalb schaffe ich das gerade nicht zwischen meinen aktuellen Aufgaben.“

Mit diesen Antworten zeigst du, dass du deine Zeit wertschätzt, ohne dabei unhöflich zu wirken.

3. Lerne, Nein zu sagen – ohne schlechtes Gewissen

Das Zauberwort heißt „Nein“. Aber wie oft fällt es uns schwer, dieses kleine Wort auszusprechen? Ein Nein bedeutet nicht, dass du egoistisch bist – es bedeutet, dass du deine Grenzen setzt und deine Energie schützt. Je öfter du übst, freundlich Nein zu sagen, desto leichter wird es dir fallen. Und das Beste? Menschen werden es respektieren, wenn du deine Grenzen klar und höflich kommunizierst.

4. Biete Alternativen an

Wenn du die Anfrage nicht direkt übernehmen kannst, aber dennoch helfen möchtest, schlage eine Alternative vor. Zum Beispiel:

  • „Ich kann das gerade nicht übernehmen, aber vielleicht hilft es dir, wenn du [Lösung Z] ausprobierst.“
  • „Ich habe im Moment keine Zeit, aber du kannst gerne morgen um [Uhrzeit] nochmal auf mich zukommen.“

Alternativen zeigen, dass du bereit bist zu unterstützen, aber nur dann, wenn es in deinen Zeitplan passt.

5. Die „Schon mal erledigt“-Taktik

Du kennst die Anfragen, die immer wieder kommen – und immer wieder „dringend“ sind? Bereite dich auf diese Situationen vor, indem du Routinen entwickelst oder Vorlagen bereitstellst. Wenn du das Thema bereits antizipierst, kannst du viel schneller reagieren und musst nicht jedes Mal aufs Neue wertvolle Zeit aufwenden.

Fazit: Deine Zeit gehört dir!

Indem du klare Prioritäten setzt und lernst, selbstbewusst und freundlich zu kommunizieren, kannst du die „Kannst-du-mal-eben-Falle“ ganz leicht umgehen. Es ist nicht egoistisch, wenn du deine eigenen Aufgaben und deinen Zeitplan verteidigst – im Gegenteil, es ist ein Zeichen von Selbstrespekt und gesunder Selbstfürsorge.

Fange heute an, Nein zu sagen und deine Zeit bewusst zu managen. Du wirst überrascht sein, wie viel ruhiger und produktiver deine Tage werden!

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Hier schreibt Silke Mekat 
Als Stresspräventionstrainerin und Diplom-Betriebswirtin mit 30 Berufserfahrung unterstütze ich als Trainerin, Beraterin & Coach in Präsenz & online zu Vereinbarkeit von Beruf und Familie, Resilienz,  Stressprävention, Selbstorganisation & Zeitmanagement. Seit 2014 Trainerin der Haufe Akademie.
Spezialgebiet:
Raus aus der Stressfalle mehr Zeit, die richtigen Dinge zu tun für ein Leben in Balance statt täglichem Spagat.
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