Kennst du das Gefühl, dass dein Kopf voller To-dos ist und du gar nicht weißt, womit du anfangen sollst? Du jonglierst mit beruflichen und privaten Aufgaben, während sich die Liste scheinbar von selbst verlängert? Der erste Schritt, um in ein effektives Zeitmanagement einzusteigen, lautet: reduzieren.
„Getting Things Done“ (GTD), die bekannte Methode von David Allen, beginnt genau hier. Bevor du Pläne schmiedest oder Aufgaben priorisierst, geht es darum, deinen Kopf zu entlasten. Denn ein überfüllter Geist kann keine klaren Entscheidungen treffen.
Was bedeutet reduzieren?
Reduzieren heißt, alles aus deinem Kopf herauszuholen und an einem sicheren Ort zu sammeln. Notiere alles – sei es die Einkaufsliste, das nächste große Projekt oder die Geburtstagskarte, die du schreiben wolltest. Dieser sogenannte Brain Dump hilft dir, den Überblick zurückzugewinnen.
Warum ist das so wichtig?
Wenn du all deine Gedanken, Aufgaben und Ideen aufschreibst, schaffst du Platz im Kopf für das Wesentliche: Entscheidungen treffen und fokussiert arbeiten. Du fühlst dich weniger gestresst, weil du weißt, dass nichts verloren geht und alles seinen Platz hat.
Erste Schritte zum Reduzieren
- Finde einen Sammelort: Nutze ein Notizbuch, eine App oder ein digitales Tool, um alle Gedanken festzuhalten. Wichtig ist, dass du nur einen Ort hast, an dem alles gesammelt wird.
- Schreibe alles auf: Lass keine Aufgabe und keinen Gedanken aus – auch scheinbar unwichtige Dinge gehören dazu.
- Schau dir die Liste an: Du wirst überrascht sein, wie viel klarer dein Kopf schon nach diesem Schritt ist.
Doch reduziere nicht nur in deinem Kopf – reduziere auch in den Tools, Prozessen und der Kommunikation!
Kommunikation konzentrieren
Viele von uns sind ständig erreichbar – per E-Mail, Messenger, Telefon oder in Meetings. Das ständige Hin- und Herspringen zwischen verschiedenen Kommunikationskanälen kostet Zeit und Energie. Reduziere die Kanäle, indem du klare Regeln setzt:
- Lege fest, wann du E-Mails beantwortest (z. B. zweimal am Tag).
- Fokussiere dich auf ein Hauptkommunikationsmedium, etwa E-Mail oder ein Projektmanagement-Tool.
- Kommuniziere klare Erwartungen an Kolleg:innen und dein Team, wie und wann du erreichbar bist.
Werkzeuge reduzieren
Hast du schon einmal nach einer Datei gesucht und dich gefragt, ob sie in der E-Mail, in der Cloud oder auf deinem Desktop liegt? Zu viele Tools und Plattformen führen zu Chaos. Beschränke dich auf wenige, gut durchdachte Werkzeuge:
- Nutze ein zentrales Aufgabenmanagement-Tool für To-dos.
- Halte deine Datenstruktur einheitlich – egal ob in der Cloud oder lokal.
- Vermeide Tool-Overload: Prüfe regelmäßig, welche Apps du wirklich brauchst, und deinstalliere die überflüssigen.
Eine einzige Aufgabenliste
Zu viele Listen verstreuen den Fokus. Ob im Notizbuch, in einer App oder als digitaler Kalender – führe eine zentrale Aufgabenliste. Hier landen all deine To-dos, und du musst nicht zwischen verschiedenen Orten suchen. So siehst du immer auf einen Blick, was zu tun ist, und vermeidest das Gefühl, etwas vergessen zu haben.
E-Mails und Aufgaben verbinden
E-Mails sind oft Auslöser für neue Aufgaben – aber viele Aufgaben gehen im Posteingang verloren. Verbinde deshalb deine E-Mails mit deinem Aufgabenmanagement:
- Konvertiere E-Mails mit To-dos in Aufgaben, die in deiner zentralen Liste landen.
- Arbeite mit klaren Regeln: Lösche oder archiviere E-Mails, die keine Aktion erfordern.
- Halte deinen Posteingang leer – Inbox Zero ist das Ziel.
Fazit
Der Schritt „Reduzieren“ bringt Klarheit, Struktur und Fokus in dein Zeitmanagement. Egal, ob es um deine Gedanken, deine Kommunikationswege oder deine Werkzeuge geht – weniger ist oft mehr. Beginne noch heute, und du wirst merken, wie befreiend dieser Ansatz sein kann.
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Hier schreibt: Silke Mekat
Ich bin Diplom Betriebswirtin mit fast 30 Jahren Berufserfahrung und seit fast 10 Jahren Trainerin im Auftrag der Haufe Akademie. Und ich bin Mutter einer Teenagerin. Chronischer Zeitmangel und Stress beherrschten lange auch ihren Alltag. Um Beruf und Familie zu vereinbaren für einen entspannteren Familienalltag, braucht es jeden Tag aufs Neue eine gute Selbstorganisation, seit 2014 gebe ich Seminare zu den Themen #Zeitmanagement & #Selbstorganisation, #Stressprävention und #Vereinbarkeit von Beruf und Familie.
Fotos: Silke Mekat und pexels-breakingpic-3243-scaled.jpg