Im Job ist Struktur oft ein zweischneidiges Schwert: Einerseits gibt es feste Deadlines, Meetings, to dos und Co – andererseits endlos offene Aufgaben. Die to do Listen werden einfach nicht kürzer. Und wenn du dann noch als Mutter oder Vater durch den Familienalltag navigierst, mit Kita-Logistik, Schul-Terminen und dem ganz normalen Wahnsinn zu Hause, wird klar: Ohne gutes Selbstmanagement wirst du zur Jonglierkünstlerin – nur leider oft ohne Applaus.
Aber: Es gibt Tools, die dir dabei helfen können, den Überblick zurückzugewinnen – und zwar nicht nur im Labor oder Büro, sondern auch im ganz normalen Familienleben.
Hier sind drei erprobte Methoden, die du flexibel an deine Realität anpassen kannst – beruflich wie privat:
1. Kanban – Denken in Aufgaben & Phasen
Was ist das?
Ein Kanban-Board zeigt dir auf einen Blick, was ansteht („To do“), woran du gerade arbeitest („In Arbeit“) und was erledigt ist („Erledigt“). Diese visuelle Struktur bringt sofort mehr Klarheit – und oft auch mehr Zufriedenheit.
Beruflich nutzen:
Erstelle ein digitales oder analoges Board (z. B. mit Trello, Notion oder Post-its an der Bürotür), um deine laufenden Projekte, Papers oder Lehraufgaben zu sortieren.
In der Zusammenarbeit mit Kolleg:innen kann ein gemeinsames Kanban-Board helfen, Rollen und Aufgaben klarer zu verteilen – und Kommunikationschaos zu vermeiden.
Privat nutzen:
Warum nicht ein Familien-Kanban am Kühlschrank? Aufgaben wie „Kindergeburtstag organisieren“, „Arzttermine klären“ oder „Urlaub buchen“ kannst du sichtbar machen – auch für den Rest der Familie.
Ältere Kinder kannst du sogar spielerisch einbinden: Sie „ziehen“ Aufgaben aus der To-do-Spalte – und du musst nicht an alles alleine denken.
Tipp:
Begrenze die Anzahl der Aufgaben in der „In Arbeit“-Spalte – das schützt dich vor Überforderung und gibt dir ein gutes Gefühl beim Abhaken.
2. Timeboxing – Zeitfenster statt To-do-Listen
Was ist das?
Beim Timeboxing planst du feste Zeitfenster für bestimmte Aufgaben ein. Nicht: „Ich arbeite irgendwann an meinem Projekt weiter“, sondern: „Dienstag, 9–11 Uhr ist Projektzeit.“
Beruflich nutzen:
Reserviere dir bewusst Zeitblöcke für Fokus, stille Arbeit, Recherche oder Konzeption – und blocke sie wie einen wichtigen Termin.
So bekommt auch das scheinbar „Unplanbare“ wie das Schreiben oder kreative Denken einen festen Platz – und fliegt dir nicht ständig aus dem Kalender.
Privat nutzen:
Timeboxing hilft auch zu Hause: Plane feste Zeiten für Dinge wie „Wäsche machen“, „Einkauf“ oder „einfach mal kurz ausruhen“ (ja, auch das darf einen Termin haben).
Selbstfürsorge funktioniert besser, wenn du ihr einen Rahmen gibst – statt darauf zu hoffen, dass „irgendwann“ Zeit bleibt.
Tipp:
Nutze einen Wecker oder Time-Timer. Die Begrenzung hilft, dich zu fokussieren – und dann auch wieder loszulassen.
3. Die 1-3-5-Methode – Planung mit Fokus
Was ist das?
Du planst deinen Tag mit maximal 1 großen, 3 mittleren und 5 kleinen Aufgaben. Klingt simpel, hat aber eine enorme Wirkung – weil du dich nicht mehr überforderst, sondern gezielt steuerst.
Beruflich nutzen:
Die große Aufgabe kann das aktuelle Projekt sein, die mittleren ein Meeting, eine Mail und ein Telefonat – und die kleinen: Rechnungen bearbeiten, Abstimmungen, To-do weitergeben, Rückruf.
So bekommst du Struktur, ohne dich zu verzetteln.
Privat nutzen:
Große Aufgabe: Wocheneinkauf. Mittlere: Kita-Formular ausfüllen, Einladung verschicken, Zahnarzttermin machen. Kleine: Geschenk besorgen, Spülmaschine einräumen, Mütze waschen.
Tipp:
Perfekt für Tage, an denen du denkst: „Ich hab so viel zu tun, dass ich gar nicht weiß, wo ich anfangen soll.“
Fazit: Tools sind keine Magie – aber ziemlich mächtig
Egal ob du Kanban liebst, mit Timeboxing gut fährst oder gerne mal die 1-3-5-Methode testest – diese Tools helfen dir dabei, deinen Alltag im Job und als Elternteil bewusster und strukturierter zu gestalten.
Es geht nicht darum, alles perfekt zu machen oder sich zu optimieren – sondern darum, Klarheit zu gewinnen, besser zu priorisieren und mehr Raum für das zu schaffen, was wirklich zählt.
Probiere aus, was zu dir passt. Kombiniere, verwirf, verändere. Und vor allem: Mach es dir leichter.
Welche Tools nutzt du schon – und wie? Erzähl’s gerne in den Kommentaren. Vielleicht entsteht hier eine kleine Sammlung an Alltagserleichterungen, die andere auch inspirieren.
Auch interessant:
Effizient arbeiten und den Kopf frei bekommen: Warum Du Multitasking vermeiden solltest
Ade Perfektionismus – Tschüss innere Kritikerin
Stressfaktor Unvorhergesehenes: So kannst Du mit Zeitpuffern gegensteuern
Timeboxing – Stress und ständigen Zeitdruck vermeiden
Bitte nicht stören – konzentriert und stressfreier arbeiten
Familienalltag meistern – #Mental Load bewältigen
Raus aus dem Hamsterrad: Soforthilfe, wenn einem alles über den Kopf wächst.
Weniger Stress im Alltag – so lässt sich Entspannung üben
Lust mehr zu erfahren?
Dann empfehle ich den Besuch des Seminars: Leistungsfähig bleiben ohne auszubrennen – Die eigenen Ressourcen neu entdecken
In diesem Training lernst du den Kopf wieder frei zu bekommen, neue Energien zu tanken und Methoden für mehr Balance im Berufsalltag.
Ausführliche Informationen und Buchung: Leistungsfähig bleiben ohne auszubrennen – Die eigenen Ressourcen neu entdecken
Die Anfahrt ist zu weit? Der Termin passt nicht? Weitere Termine und meine anderen Seminare auf http://www.Haufe-Akademie.de
Hier schreibt: Silke Mekat
Ich bin Diplom Betriebswirtin mit fast 30 Jahren Berufserfahrung und seit 10 Jahren Trainerin im Auftrag der Haufe Akademie. Und ich bin Mutter einer Teenagerin. Chronischer Zeitmangel und Stress beherrschten lange auch ihren Alltag. Um Beruf und Familie zu vereinbaren für einen entspannteren Familienalltag, braucht es jeden Tag aufs Neue eine gute Selbstorganisation, seit 2014 gebe ich Seminare zu den Themen #Zeitmanagement & #Selbstorganisation, #Stressprävention und #Vereinbarkeit von Beruf und Familie.
Foto: pexels-rodnae-productions-7580842