Volle Kraft voraus? Immer mehr Arbeit wird von immer weniger Menschen erledigt – so sieht vielerorts die Folge von Fachkräftemangel und Umverteilung von Aufgaben aus. Die typische Reaktion darauf ist eine Beschleunigung der Arbeitsabläufe, eine erhöhte Effizienz ohne Rücksicht auf die Effektivität – doch damit beginnt ein langfristig zerstörerischer Kreislauf.
Warum Du bewusst auf Multitasking verzichten solltest
„Multitasking“ bedeutet, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu erledigen. Einige Ratgeber empfehlen sogar, dies zum Konzept zu erheben, etwa: „Checke Deine E-Mails während langer Telefonate!“
Doch der effektivere Weg ist der gegenteilige: volle Konzentration auf die eine Aufgabe, die Du gerade erledigst. Je mehr Du Dich konzentrierst, desto geringer ist der Zeit- und Energieaufwand. Das klingt paradox, ist es aber nicht, denn Du vermeidest damit überflüssige Fehler und den Aufwand für deren Korrektur.
Fokussiere Dich auf eine Aufgabe – auch gedanklich
Ein typisches Phänomen der Beschleunigungsspirale sind die ständig vorausgreifenden Gedanken an das, was noch zu erledigen ist. Während Du eine Aufgabe bearbeitest, denkst Du parallel an andere To-dos. Das lähmt und ist unproduktiv.
So entlastest Du Deinen Kopf
Befreie Deinen Kopf mit ein paar einfachen Organisationsprinzipien:
- Halte Aufgaben, die Du nicht sofort erledigst, schriftlich fest, um sie aus Deinen Gedanken zu streichen.
- Mache es Dir zur Gewohnheit, unangenehme Aufgaben vor den angenehmen zu erledigen, etwa gleich am Morgen.
- Halte Deinen Schreibtisch so leer, dass nur die aktuelle Aufgabe vor Dir liegt.
- Plane Deine Arbeitstage im Voraus, damit Du agierst und nicht nur reagierst.
- Entscheide bewusst, wann Du erreichbar bist und wann Du Dich für konzentriertes Arbeiten zurückziehst.
Schaffe einen Ausgleich zur Arbeit
Ein Ausgleich kann Deine Familie sein, aber auch Dein persönliches Leben mit individuellen Interessen und Bedürfnissen. Wenn Du Dir nicht genügend Ruhe und Zeit dafür nimmst, kannst Du weder den familiären noch den beruflichen Anforderungen langfristig gerecht werden.
100 % Aufmerksamkeit für Deine Gesprächspartner
Das gilt auch für Gespräche: Sei zu 100 % anwesend und höre wirklich zu. Das ist nicht nur die Grundlage für richtige Kommunikation, sondern macht den Austausch auch interessanter und effektiver. Wenn Du das Gefühl hast, nur „mit einem Ohr“ zuhören zu können, verschiebe das Gespräch besser auf einen späteren Zeitpunkt.
Tipp: Lasse das Telefon ein paar Augenblicke klingeln, bevor Du abhebst. So kannst Du innerlich von der Arbeit auf das Gespräch umstellen, wirkst freundlicher und bist „ganz Ohr“.
Verschaffe Dir Zeitgewinn durch kleine Auszeiten
Neben Multitasking gibt es ein weiteres typisches Beschleunigungsphänomen: das nahtlose Aneinanderreihen von Tätigkeiten. Jede kleine Inaktivität wird dabei als vergeudete Zeit empfunden.
Regelmäßige Pausen sind nicht nur aus gesundheitlichen Gründen wichtig, sondern steigern auch Deine Arbeitseffektivität. Deshalb:
- Gönne Dir nach jeder beendeten Aufgabe eine kurze Auszeit. Überlege, ob alles erledigt ist, räume Deine Unterlagen weg, mache einen Erledigt-Haken auf Deiner To-do-Liste und nimm Dir ein bis zwei Minuten Zeit, um den Kopf für die nächste Aufgabe frei zu bekommen.
- Das ist besonders wichtig, wenn Du Informationen aufnimmst, etwa bei der Lektüre von Fachliteratur oder nach einem Meeting. Die Ideen, Einwände und Kommentare, die etwas bei Dir auslöst, tauchen oft erst im Nachhinein auf. Wenn Du danach sofort in die nächste Tätigkeit eintauchst, vergeudest Du Deine Lesezeit weitgehend. Lehne Dich stattdessen zurück, lasse das Gelesene Revue passieren und denke über entstandene Ideen nach.
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Silke Mekat ist Mutter einer Tochter, Diplom Betriebswirtin mit mehr als 25 Jahren Berufserfahrung und slbständige Trainerin im Auftrag der Haufe Akademie. Chronischer Zeitmangel und Stress beherrschten lange auch ihren Alltag. Um Beruf und Familie zu vereinbaren für einen entspannteren Familienalltag, braucht es jeden Tag aufs Neue eine gute Selbstorganisation, heute gibt sie Seminare zu den Themen Selbstorganisation, Stressprävention und Vereinbarkeit von Beruf und Familie.