Planen und Priorisieren: Der dritte Schritt im GTD-System „Ich komme zu nichts, weil ständig etwas dazwischenkommt!“ Kommt dir das bekannt vor? Im hektischen Alltag fühlt es sich oft so an, als ob die To-dos uns steuern, statt dass wir sie steuern. Genau hier setzt der dritte Schritt im Getting Things Done-System (GTD) an: Planen und Priorisieren.
Warum Planen und Priorisieren wichtig ist
Ohne Plan kein Fokus. Wenn du nicht weißt, welche Aufgaben wirklich wichtig sind, wirst du leicht von den Dingen abgelenkt, die gerade am lautesten schreien – E-Mails, Anrufe oder die nächste dringende Anfrage. Planen und Priorisieren bedeutet, dass du die Kontrolle über deinen Tag zurückgewinnst und bewusst entscheidest, worauf du deine Energie lenkst.
Die Basis: Eine einzige Aufgabenliste
Bevor du planen kannst, brauchst du einen Überblick. Sorge dafür, dass all deine To-dos an einem Ort gesammelt werden – ob in einer App, einem Notizbuch oder einem digitalen Tool. Der Vorteil: Du musst nicht mehr suchen, sondern kannst direkt loslegen.
Priorisieren: Was wirklich zählt
Nicht alles ist gleich wichtig. Um zu entscheiden, was Priorität hat, helfen dir diese Methoden:
Die Eisenhower-Matrix: Ordne deine Aufgaben in die Kategorien „wichtig und dringend“, „wichtig, aber nicht dringend“, „nicht wichtig, aber dringend“ und „nicht wichtig und nicht dringend“. Konzentriere dich auf die wichtigen Aufgaben.
Das Pareto-Prinzip (80/20-Regel): 20 % deiner Aufgaben liefern 80 % des Ergebnisses. Finde heraus, welche Aufgaben das sind, und setze darauf deinen Fokus.
Planen: Dein Fahrplan für den Tag
Ein klarer Plan hilft dir, deine Energie gezielt einzusetzen und nicht von der Flut an Aufgaben überwältigt zu werden. So geht’s:
Timeboxing: Plane deinen Tag in Zeitblöcken, z. B. 2 Stunden für ein Projekt, 30 Minuten für E-Mails. Das sorgt für Struktur und verhindert, dass du dich verzettelst.
Big Rocks zuerst: Erledige die wichtigsten Aufgaben gleich zu Beginn deines Tages, wenn dein Energielevel am höchsten ist.
Pufferzeiten einplanen: Reserviere dir Zeitfenster für unerwartete Aufgaben, damit dein Plan flexibel bleibt.
Agieren statt reagieren
Das Ziel dieses Schrittes ist, dass du deinen Tag aktiv gestaltest, statt dich von äußeren Umständen treiben zu lassen. Das bedeutet auch, Grenzen zu setzen – sage bewusst „Nein“ zu Dingen, die nicht zu deinen Prioritäten gehören, und konzentriere dich auf das, was dich voranbringt.
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Über mich
Ich heiße Silke Mekat, bin Diplom Betriebswirtin mit fast 30 Jahren Berufserfahrung und seit 10 Jahren Trainerin im Auftrag der Haufe Akademie. Und ich bin Mutter einer Teenagerin. Chronischer Zeitmangel und Stress beherrschten lange auch ihren Alltag. Um Beruf und Familie zu vereinbaren für einen entspannteren Familienalltag, braucht es jeden Tag aufs Neue eine gute Selbstorganisation, seit 2014 gebe ich Seminare zu den Themen #Zeitmanagement & #Selbstorganisation, #Stressprävention und #Vereinbarkeit von Beruf und Familie. #Silke Mekat ‘soulutionCoaching Fotos: Silke Mekat & AdobeStock_276747317-scaled.jpeg #GettingThingsDone #Zeitmanagement #Produktivität #Planung #PrioritätenSetzen #Effizienz #Selbstorganisation #Timeboxing #Fokus #WorkSmart #AgierenStattReagieren
Planen und Priorisieren: Der dritte Schritt im GTD-System „Ich komme zu nichts, weil ständig etwas dazwischenkommt!“ Kommt dir das bekannt vor? Im hektischen Alltag fühlt es sich oft so an, als ob die To-dos uns steuern, statt dass wir sie steuern. Genau hier setzt der dritte Schritt im Getting Things Done-System (GTD) an: Planen und Priorisieren.