Zeit sinnvoll nutzen

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An manchen Tagen hätten wir gern mehr Zeit. Da scheinen die 24 Stunden des Tages einfach nicht auszureichen, alles zu schaffen. Wir hetzten von Termin zu Termin. Von to do zu to und scheinen doch der Zeit hinterher zu rennen.

Sicherlich kennen Sie auch diese typischen Fallen:

  • zu viel auf einmal tun wollen
  • planlos drauflosarbeiten
  • überflüssige und zu lange Besprechungen absitzen
  • unangenehme Aufgaben aufschieben
  • nicht „Nein“ sagen können
  • sich mit Perfektionismus aufhalten
  • durch mangelnde Selbstdisziplin ins Stolpern kommen

Eine strukturierte Zeitplanung kann hier viel bewirken, höre ich dann immer wieder.

Die eigene Arbeit, die Termine und Verpflichtungen systematisieren – klingt für mich, die ich ungern Listen schreibe, furchtbar öde und nach noch mehr Arbeit. Es ist aber sinnvoll, um Prioritäten setzen zu können, sich nicht zu verzetteln und die innere Balance zu bewahren.

Sonst habe ich wieder einen Vormittag mit lauter Dingen verbracht, die zwar erledigt werden müssen, die aber meine to dos im Job nicht voran gebracht haben. Das muss sich ändern. Ein Tipp, um weniger Zeit zu vertrödeln mit ungeplanten Dingen ist, den kommenden Tag am bereits am Ende des Vortages zu planen. Gedanklich den nächsten Tag durchzugehen und zu überlegen, was ansteht. In eine Kalender mit einseitiger Tagesübersicht einzutragen, was anliegt, also Termine, to dos, Telefonate, Ziele und Ideen. Über Nacht kann sich so das Unterbewusstsein schon mal ein paar Gedanken dazu machen, und Sie gehen gut vorbereitet in den neuen Tag.

Doch nicht nur den neuen Tag bereits im Vorfeld zu strukturieren, gibt mehr Transparenz und Struktur, auch die folgenden Tipps können allen helfen, die ihr Leben – ob privat oder beruflich – besser managen wollen.

Räumen Sie auf

Nein, nicht das Kinderzimmer oder den Keller, auch wenn Unordnung dort, nerven kann und Kräfte zehrt. Es geht um Ihren Arbeitsplatz. Den Schreibtisch am Ende des Tages aufzuräumen, hat besser geklappt, als ich noch festangestellt in einem Verlag arbeitete. Doch auch heute bemühe ich mich, abends Ordnung zu schaffen und nicht am nächsten Morgen zurück ins Chaos zu kehren. Es soll ja Menschen geben, die das „kreative Chaos“ brauchen, die meisten –und zu denen zähle ich auch – verlieren dabei aber den Überblick und einiges andere mehr. Doch nicht nur der Schreibtisch ist anschließend aufgeräumt, beim Ordnen von Post, Papieren und Notizen kommt auch Ordnung in Ihren Kopf. So haben Sie hinterher schnell alle Informationen parat, die Sie für Ihre Planung brauchen. Gleiches gilt übrigens für die Ecke, in der Sie alle Prospekte, Zettel aus dem Kindergarten, Einkaufslisten etc. sammeln. Auch hier gilt es aufzuräumen.

Planen Sie Pausen ein

Wie oben schon erwähnt, könnten manche Tage mehr Stunden haben, als mir zur Verfügung stehen und ich sinke am Ende erschöpft auf die Couch. Doch der Tagesplan und das Pensum, das man sich auferlegt, sollten realistisch sein. Packen wir zu viel in einen Tag, können wir das Pensum nicht schaffen, und werden nie mit uns zufrieden sein. Zeitliche Puffer zwischendurch für Unvorhergesehenes oder Pausen zur Entspannung sind also unbedingt notwendig, um am Ende des Tages weder frustriert, noch erschöpft zu sein.

Setzen Sie Prioritäten

Stellen Sie sich immer wieder von neuem die Fragen nach den Prioritäten: Worauf kommt es heute an? Was bringt mich meinen Zielen näher? Was würde passieren, wenn ich diese Aufgabe oder diesen Anruf heute nicht erledige? Alles was sofort erledigt werden muss, sollte man auch gleich tun. Dinge aber, die nicht dringend und nicht wichtig sind, dürfen gerne auch auf die lange Bank geschoben werden. Manches erledigt sich dann vielleicht auch mit der Zeit von selber.

Bilden Sie Zeitblöcke

Die Kinder sind in der Schule oder im Kindergarten? Wunderbar, denn zwischen neun und zwölf Uhr sind die meisten Menschen am kreativsten. Deshalb sollten Sie am besten anspruchsvolle und wichtige Arbeiten, to dos, Telefonate, Termine etc. auf den Vormittag legen. Routinearbeiten, unproblematische Anrufe und E-Mails dagegen, lassen sich auch in das Mittagstief (zwischen 13 und 15 Uhr) schieben. Und am Nachmittag kann es dann zum Beispiel mit weniger dringenden und wichtigen Aufgabe weitergehen.

Planen Sie Belohnungen ein

Sie haben ein unangenehmes Telefonat geführt? Eine schwierige Aufgabe erledigt? Dann gönnen Sie sich etwas Gutes, zum Beispiel eine Tee Pause oder eine Entspannungsübung.

„Was ist wichtig für mich?“

Kinder, Partner, Kollegen oder Chefs, die meisten Menschen, die etwas von uns wollen, hätten dies am liebsten sofort. Auch wenn es vielleicht gar nicht so dringend ist. Ständig durchkreuzt irgendetwas oder irgendwer unsere so schön gemachte Planung. Dagegen lässt sich etwas tun, seien Sie ruhig einmal egoistisch und fragen Sie sich ab und an „Was ist wichtig für mich?“. Niemand kann alles auf einmal erledigen und es allen recht machen.

Beenden Sie den Tag positiv

Planen Sie am Ende des Arbeitstages Raum für Aufgaben ein, die Sie gerne tun, so starten Sie nicht gehetzt in Ihre privaten Termine und to dos, sondern kommen dort entspannt und gut gelaunt an.

Gleiches gilt für den privaten Alltag, auch hier sollten Sie den Tag positiv zu Ende gehen lassen und es sich mit einem Buch gemütlich machen, sich mit dem Partner unterhalten, schöne Dinge Revue passieren lassen und den neuen tag gedanklich schon einmal strukturieren.

Dann versinken die Tage nicht mehr im Chaos und wir fragen uns nicht mehr, wo ist nur die Zeit geblieben.

Herzliche Grüße

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